Картотечные шкафы: быстрый поиск и удобное хранение личных дел

Грамотное обустройство рабочих мест сотрудников имеет очень большое значение. И дело здесь не только в эстетическом восприятии. Безусловно, в красивом офисе приятнее работать, но эргономичность мебели также оказывает существенное влияние на качество и скорость работы персонала. Комфортная и функциональная офисная мебель позволяет сотрудникам тратить меньше времени на рутинные обязанности, связанные с систематизацией и хранением текущих документов, и направлять больше усилий на выполнение своих должностных функций и решение сложных задач.

Например, если использовать в отделе кадров для хранения личных дел картотечные шкафы вместо обычных офисных металлических шкафов, то кадровики будут гораздо легче и быстрее находить документы каждого конкретного сотрудника. Ведь картотечный способ хранения позволяет распределить дела в отдельные подвесные папки, к которым для удобства поиска крепятся ярлычки с информацией. На таких ярлыках можно указать наименования структурных подразделений организации или первые буквы фамилий работников.

Вертикальный способ хранения скоросшивателей дает возможность достать любой из них за считанные секунды, тогда как для выемки дела из обычного шкафа необходимо сначала вытащить папки, лежащие поверх той, которая Вам и нужна.

Все это доказывает, что наличие в офисе металлических картотек упрощает процесс текущего и архивного хранения документов в кадровой службе и экономит время не только специалистов по кадровому делопроизводству, но и всех сотрудников предприятия, приходящих в отдел кадров для подписания приказов по личному составу.

В зависимости от штатной численности организации можно выбрать или компактный картотечный шкаф, или более высокий и вместительный. Для безопасности кадровиков высокие шкафы с большим количеством ящиков оборудованы блокираторами, не позволяющими открыть несколько ящиков одновременно, что может привести к опрокидыванию картотеки из-за нарушения центра тяжести.

Металлические картотечные шкафы, запираемые на ключ, обеспечивают высокий уровень сохранности персональных данных сотрудников и препятствуют несанкционированному доступу к ним посторонних лиц. В таких шкафах можно хранить не только личные дела или личные карточки персонала, но и трудовые книжки, полностью соблюдая требования действующего законодательства.

2015-03-12_214757